Elke Nederlandse onderneming is wettelijk verplicht om zijn administratie te bewaren. De fiscale bewaarplicht is vastgelegd in artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR). Het niet of onvolledig bewaren van administratie kan leiden tot boetes en in extreme gevallen tot strafrechtelijke vervolging. Deze gids geeft een overzicht van de bewaartermijnen per documenttype.
De hoofdregel: 7 jaar bewaren
De algemene bewaarplicht is 7 jaar. Dit geldt voor alle boekhoudkundige bescheiden die van belang zijn voor de heffing van belastingen. De termijn start op 1 januari van het jaar volgend op het jaar waarop de bewaarplicht betrekking heeft.
Voorbeeld: De administratie over boekjaar 2025 moet worden bewaard tot en met 31 december 2033. De 7 jaar beginnen te lopen op 1 januari 2026.
Overzicht bewaartermijnen per documenttype
| Documenttype | Bewaartermijn | Wettelijke basis |
|---|---|---|
| Algemene administratie | 7 jaar | AWR art. 52 |
| Facturen (inkoop/verkoop) | 7 jaar | AWR art. 52 |
| Bank- en kasboek | 7 jaar | AWR art. 52 |
| Lonen en salariëring | 7 jaar | AWR art. 52 |
| Depreciatie/stelsels | 7 jaar | AWR art. 52 |
| Onroerend goed | 10 jaar | Specifieke fiscale regeling |
| BTW-aangifte en bijlagen | 7 jaar | Awb / AWR |
| Jaarrekening | 10 jaar | BW 2 art. 2:10 |
| Stukken vennootschapsbelasting | 7 jaar | AWR art. 52 |
| Contracten en overeenkomsten | 7 jaar na beëindiging | Aanverwant fiscaal belang |
| Personeelsdossiers | 2 jaar na vertrek | AVG / Arbowet |
| Salarisstroken | 7 jaar | Loonbelasting |
Digitale vs papieren administratie
De bewaarplicht geldt voor zowel papieren als digitale administratie. Digitale administratie mag, mits de software voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. De administratie moet te allen tijde leesbaar, controleerbaar en volledig zijn.
Eisen aan digitale administratie:
- De gegevens moeten gedurende de volledige bewaartermijn leesbaar blijven
- De authenticiteit en integriteit moeten gewaarborgd zijn
- De administratie moet binnen redelijke termijn ter beschikking worden gesteld bij controle
- Er moet een adequate back-up strategie zijn
Papieren administratie organiseren
Voor documenten die je papieren bewaart, is een gestructureerde archivering essentieel. Gebruik archiefdozen per jaar en label deze duidelijk met jaartal en inhoud.
Archiefdoos per jaar
Beste voor: jaaroverzichten, facturen, bankafschriften
- Eén doos per boekjaar
- Label met jaar en inhoud
- Stapelbaar, ruimtebesparend
Ordner per categorie
Beste voor: lopende zaken, contracten
- Eén ordner per categorie per jaar
- Snel doorzoekbaar
- Vereist meer plankruimte
Praktisch systeem voor 7 jaar bewaring
- Sorteer per jaar: bewaar alle documenten van hetzelfde boekjaar bij elkaar
- Gebruik archiefdozen: een doos per boekjaar met alle fiscale bescheiden
- Label duidelijk: schrijf jaartal en inhoud op de doos (bijv. '2025 - Facturen + Bank')
- Vernietig op tijd: na 7 jaar mogen documenten worden vernietigd
- Vernietig AVG-veilig: gebruik een papiervernietiger van minimaal klasse P-3 voor documenten met persoonsgegevens
Tip: Maak een vernietigingskalender. Noteer per archiefdoos wanneer de 7-jarige termijn afloopt. Zo vernietig je tijdig en neemt het archief niet onnodig toe in omvang.
Gevolgen van niet-bewaren
Het niet of onvolledig bewaren van de administratie heeft consequenties:
- Boetes: de Belastingdienst kan bestuurlijke boetes opleggen van 385 euro tot 5.278 euro per overtreding
- Schattingen: bij ontbrekende administratie kan de inspectie de winst schatten, vaak in het nadeel van de ondernemer
- Strafrechtelijk: bij opzet kan leiden tot strafrechtelijke vervolging
- Verzekeringsclaim: bewijs van schade kan niet worden geleverd zonder administratie
Conclusie
Bewaar je volledige fiscale administratie minimaal 7 jaar, en je jaarrekening 10 jaar. Organiseer papieren documenten in archiefdozen per boekjaar met duidelijke labeling. Zorg voor AVG-veilige vernietiging na afloop van de termijn. Een goede archivering voorkomt boetes en geeft rust bij een eventuele belastingcontrole.
